Für mein geschäftliches E-Mail-Konto verwende ich seit Jahren folgende Filter-Regel:
Mails, in denen ich im „Cc“ stehe, werden direkt in einen Ordner „nachrichtlich“ verschoben
Wenn ich nur im Cc angeschrieben bin, dient mir die Mail lediglich zur Information. Bin ich direkt angeschrieben, handelt es sich meist um Anfragen oder Handlungsaufforderungen. Diese sind wichtiger und verbleiben im Posteingang. Mit dieser Regel bleibt der Posteingang spürbar übersichtlicher.
In Microsoft Outlook (2012) kann man die Regel wie folgt einstellen:
- „Regel erstellen“
- „Erweiterte Optionen“
- „1. Schritt“, auswählen: „die meinen Namen im „An“ Feld nicht enthält“
- „2. Schritt“, auswählen: „diese in den Ordner … verschieben“ und geeigneten Ordner“
- „Fertigstellen“.
Der Tipp geht zurück auf einen sehenswerten Vortrag von Scott Hanselmann „Information overload and Managing the flow“ (wiederentdeckt durch das Toolblog).
Analog habe ich weitere Regeln für Mails von Softwaresystemen, die ebenfalls nur zur Information sind und daher automatisch aus dem Posteingang in einen Ordner verschoben werden.
Zusätzlicher Tipp: wessen Arbeitsablauf nicht gerade von eingehenden E-Mails bestimmt wird (z.B. Support-Mitarbeiter), sollte das Benachrichtigungsymbol für neue E-Mails abschalten. Denn meistens unterbricht man beim Erscheinen des Symbols aus Neugierde die Arbeit um nachzusehen, was es für eine E-Mail ist.